Kramsach, am 21.05.2018

Betreff: TCK – Information bez. Datenschutzgrundverordnung

Sehr geehrte Mitglieder und Tennisfreunde,

 im Rahmen der Anpassung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie über die wesentlichen Bestandteile dieser Verordnung. Diese Verordnung tritt ab 25.05.2018 in Kraft. Was das für Sie bedeutet, listen wir nachfolgend auf.

Überdies ist der Vorstand des Tennisclubs Sparkasse Kramsach verpflichtet auf der Reservierungswebsite ebusy eine eigene Datenschutzerklärung abzugeben, welche von Ihnen einmalig bestätigt werden muss. Diese Aufforderung erfolgt bei der nächsten Anmeldung am System.

Wichtige Punkte der DSGVO

• Welche Daten besitzen wir von Mitgliedern (Art der Daten)

o   Name

o   Anschrift

o   Geburtsdatum

o   Telefonnummer

o   Eintrittsdatum

o   Austrittsdatum

• Wofür benötigen wir Ihre Daten

o   Aussendungen (Frühjahrsaussendungen, Einladung zu Turnieren, etc.)

o   Mitgliedsbeitragsvorschreibungen

o   Statistikerhebungen für den TTV und die Sportunion

• Wir sind dazu verpflichtet einen Datenschutzverantwortlichen und einen Stellvertreter zu ernennen

o   Falls Sie Fragen oder Einwände betreffend Ihrer Daten auf ebusy bzw. unserer Website haben, können Sie sich an folgende Personen wenden

o   Verantwortlicher: Christian Soboll

o   Stellvertreter: Jakob Müller

•  Wir löschen alle Daten, wenn diese nicht mehr benötigt werden

o   Im Falle des Austritts werden wir Sie fragen, ob wir Ihre Daten behalten dürfen oder diese löschen sollen

• Wer hat Zugriff auf Ihre Daten

o   Direkten passwortgeschützten Zugriff auf Ihre Daten hat nur der Datenschutzverantwortliche

o   Die Vorstandsmitglieder können Daten beim Verantwortlichen anfordern, dies wird im Verarbeitungsverzeichnis notiert und der gewünschte Datenauszug erstellt

o   Per unterzeichnetem Vertrag (Auftragsverarbeitungsvertrag)

§  z. Bsp.: Trainer zur Kontaktaufnahme mit Eltern

• Verarbeitungsverzeichnis

o   Dieses Verzeichnis dient der Dokumentation über die Verwendung der Datenauszüge, welche beim Verantwortlichen angefordert werden

o   Inhalt: Anfragedatum, Anforderer, Verwendungszweck

• Dauer der Datenspeicherung

o   Reservierungssystem: Dauer der Mitgliedschaft

o   Datenauszug: Dauer der Auftragserfüllung

Wir erklären ausdrücklich, dass wir Ihre Daten nur zur Erfüllung unserer Aufgaben im Rahmen Ihrer Mitgliedschaft verwenden und verarbeiten, und diese nicht ohne Prüfung der Notwendigkeit und Vorliegen eines Verarbeitungsvertrages an Dritte (Trainer etc.) weitergeben.

Weiters informieren wir Sie hiermit, dass Ihre Daten auf der Onlineplattform ebusy (Reservierungssystem) gespeichert werden und der Datenschutzverantwortliche Sicherungskopien hiervon anfertigt. Ihre Daten werden nur nach Prüfung der Notwendigkeit an berechtigte Personen (Mitglieder des Vorstandes oder Inhaber eines Verarbeitungserfüllungsvertrages) weitergegeben. Die Notwendigkeit ist gegeben, sobald die Vertragserfüllung (Verwaltung der Mitgliedschaft) oder berechtigtes Interesse (Statistikerhebung) vorliegt.

Hiermit haben wir unsere Informationspflicht an Sie erfüllt. Überdies haben wir Sie über die Anpassung der DSGVO informiert. Mit Bestätigung im ebusy Reservierungssystem geben Sie an, dass Sie die oben genannten Punkte gelesen und verstanden haben.

Mit sportlichen Grüßen,

Christian Soboll
Datenschutzverantwortlicher

Jakob Müller
Stellvertreter

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